采购管理操作指南

1. 供应商

确定一个供应商,代表正在确定为你 提供产品的个人或公司。在ERP平台上,完全可以创建一个产品进行销售,而不实施采购系统。

设置供应商的步骤和设置客户的步骤是一样的,它们都是使用同一张数据表res.partner。通过复选框标记。

在“会计”模块的采购菜单下已经介绍过关于供应商的配置。

2. 产品

跟在“销售”模块中的差别在于多了一个库存选项卡:


点击上面的“可用于采购”,采购系统就知道在创建采购订单时将此产品包括在产品列表中。


2.1 供应链信息

系统有很多方式来管理采购供应链,使用路线(routes,可理解为路由)。默认情况下,有两种最常见的路线—“购买”和“按订单生成”。

对于采购模块,我们必须勾选“购买”复选框,以便于ERP能准确的将我们从供应商购买的产品路由到我们的内部仓库位置。

下面是对两种路线的”死板”的介绍:

(1) 使用购买路线

配置购买路线时,可以通过以下两种方式之一购买产品。购买此产品的方法之一是创建一个采购订单,并将产品添加到采购订单中。这是典型的手工采购系统——采购代理或者使用其他软件或创建采购订单。另一种方式就是您还可以重新定义规则——当产品库存低于设定最小值时,将自动创建购买订单。这种方法在频繁订购的产品上运行良好,可以让您的采购经理不必手动为某些甚至大部分库存创建采购订单。

(2) 使用按订单生成

当配置这种路线时,也就是告诉系统,当销售订单包括特定产品时,无论你手头有多少库存,你都希望购买订单。比如,即使你现在手上有2000件库存产品现货,一个顾客订购了10件,如果你选择了“按订单生成”,ERP将为那10件产品起草采购订单。

2.2 重量和体积

就是一件产品的普通属性。

2.3 供应商导入

即需订购的产品来自哪些供应商。对应product.supplierinfo数据表:


供应商:关联res.partner数据表。

供应商产品名称:product_name,打印询价单时,该名称会被使用。不填这一栏信息则使用默认的那一个。

供应商产品代码:product_code,同供应商名称。

交货时间:delay,订单确认到仓库收到货物的天数。适用于采购单自动计算规划调度。

最少数量:min_qty,从供应商采购的最小数量的计量单位,在产品的供应商信息有又维护,如果没有维护,那么计量单位就是产品中默认设置的。

价格:price

验证:此供应商价格的验证时间段。


3. 询价单


创建一个询价单,该表单对应的是purchase_order数据表:


供应商参考:partner_ref,销售订单的参考或者供应商发出的投标。当接收产品的时候显示在收货单上。主要用于做匹配。

产品的添加与报价单/销售订单一样。

交货及发票选项卡中:



预定交货日期:date_planned

贸易术语:incoterm_id,国籍商务条款是一系列预定于的用于国际贸易的商业条款。

当前状态是询价单,当选择打印询价单或通过电邮发送询价单时,状态为发送询价单,确认订单后,就生成了一个采购订单。该过程与从报价单到销售订单是过程一致。

4. 采购订单

询价单一经确认,就形成采购订单。此时的账单状态为“账单已收到”:


4.1 接收产品

点击“接收产品”按钮,得到一个接收产品的表,对应了stock.picking数据表:


到这里其实并没有真整的接收到产品。这只是展示给我们产品的细节并准备接收。

表单的名字WH/IN/XXXX是一个自动生成的接收表单,这个名称能自定义(在设置中介绍)。 WH就是仓库的名称,IN表示接收的货物。当我们收到产品到库存,我们正在创建一个库存交易。您可以在表单右侧的源文档字段下看到相关联的采购订单。“源单据”字段就是该单据的参考,表明该接收表来自哪一张采购订单。还可以看到订单的实际时间与订单的预定时间相比较。在这种情况下,就可以看到在多长时间内收到了订单。通过编辑更改“完成”列中的值,如果您收到的数量与采购订单上的数量不匹配,则可以指定一个替代数量。


数据相符,就为绿色;不符,就为红色。


4.2 验证

如果没有在4.1 中更改完成数量,当单击表单顶部的“验证”按钮时,将收到一个确认的提醒,以接收订单上的数量。

现在产品就已经入库了。由于已收到订单上的所有产品,所以右上角的采购订单状态将被设置为完成。此时采购订单的状态变成等待账单。表单左上角的按钮发生了变化:


点击“退货”:



即得到退货表单,退货表单就是采购订单的可用状态。

点击“报废”,提交表单(stuck.scrap):



填写报废的商品及数量,完成报废。


5. 供应商账单

在收到产品后必然会向供应商付钱(在收到产品之前也可能会收到供应商的账单)


5.1 登记付款和要求退款

这销售订单一样,登记付款时需要填写记账信息。

退款时创建退款发票。


6. 流程

设置供应商:提供产品的个人或公司

设置厂库位置:接受所购买产品的位置,可有多个,并且可实现子位置嵌套。

生成报价单和采购订单:需要的产品,数量,以及费用清单。

接受产品:接收购买的产品

结算发票:付钱给卖主